徐海学院物资采购管理暂行办法

为促进中国矿业大学徐海学院党风廉政建设，提高采购资金的使用效益，规范物资采购的管理，从源头上预防腐败。根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国招投标法》，结合我院实际，特制定本办法。本办法于2007年元月四日院务会通过试行。

第一条  本办法所称的物资主要包括

（一）工程类：新建、维修、装修、改造工程项目。

（二）科研教学类：教学科研仪器设备与软件、教学用具用品。

（三）行政办分类：办公用品、汽车、电器设备、办公自动化设备及系统软件。

（四）图书资料类：图书文献资料、数据库系统软件。

（五）学生用品类：公寓化生活用品、学生服装等。

（六）其它类：医药类、保险类、后勤服务类以及其它批量物资、大件物品以及服务等。

第二条 物资采购方式

1、招标（含公开招标、邀标、询价和竞争性谈判）；

2、日常采购（指招标办采购人员对小件物品的采购和各部门自已对零星物品的单独采购）。

第三条 对于单项金额2万元以上的大件物品（含工程类项目）、合计金额在2万元以上的数量大但单价小的物品，必须进行招标采购。

第四条 物资采购应遵循的原则

（一）公布信息、公开程序、公平竞争；

（二）集体评议、民主决策；

（三）保证质量、保证物品价格合理；

（四）减少中间环节，降低成本，维护学院利益。

第五条学院成立招标小组。招标小组由分管院领导和招标办、后勤保障部、财务审计部、实验中心的有关人员组成。召开招标会议时由招标小组全体人员及使用部门的负责人和专业技术人员参加，必要时可聘请上级部门参加。

根据需要，学院的物资采购也可以委托中国矿业大学招投标办公室进行招标。

第六条日常小件物品的采购工作，一般应在信誉好的商店进行，索要所购物品明细单及国家税务局统一监制的正式发票。原则上应有2-3人方可进行。

第七条学院物资采购采用招标方式的，按照以下程序进行：

（一）使用部门制订采购计划，按学院内部管理权限报院务会通过，将采购任务单转采购及招标办公室。

（二）采购及招标办公室对符合招标条件的采购任务，向有关厂商发出邀请函，同时在学院网上公布采购信息。

（三）有三家及以上单位投标方可召开招标会议。

（四）学院招标办在指定时间前将投标书收齐，对各厂商提供的样品或文字材料编号后交专人保管（标书由投标单位盖章后密封）形成暗标，招标会议前任何人不得拆封。

（五）招标小组召开会议，当场拆封标书，按招标文件和有关标准进行评议，根据综合质量、价格、资质、信誉等因素后确定中标单位。会议中由招标办填写《议标情况登记表》，由参加招标会议人员签字后存档。

（六）分管院长向院务会汇报招标结果。

（七）招标办采用发放中标通知书或电话的方式通知中标单位，签订合同或协议。

（八）采购部门、使用部门负责物资验收，办理固定资产登记手续。

（九）工程类项目的招标工作应符合基建有关程序，相悖之处应按基建工程程序执行。

第八条招标小组对因特殊情况未能确定中标单位的，应根据情况及时处理。

第九条 对于急购物品、独家经营或特定物品的采购，无法完全按照本办法第七条规定执行的，应由使用部门向招标办提出书面申请陈述理由，招标办向院领导请示，招标办应将请示结果报党政办备案。

第十条 采购部门购置大件、大宗物品未执行本暂行办法的，学院财务审计部应不予报销或借支预付货款。

第十一条  招标小组和有关人员应遵守的纪律

（一）大宗物品的采购必须集中进行招标，不得化整为零。

（二）在大件、大宗物品采购过程中，招标小组人员必须坚持公平、公正、秉公办事的原则。不得收受供方赠送的礼品、礼金和回扣、宴请，如实在无法谢绝，应按规定及时登记上报学院党政办。

（三）招标小组成员要严格遵守采购工作中的保密要求，不得直接或间接向供货方泄露学院有关采购秘密。如有与投标方串通，进行虚假招标等徇私舞弊、玩忽职守的，应立即取消其招标小组成员资格，学院将对其进行教育，情节严重者予以行政处罚或追究其党纪、政纪责任。

（四）采购物品的验收，要以样品或产品说明书、合同规定的配置和性能指标为准，严格把好质量关。如发现实物与样品不符或出现破损、数量不足和质量问题，使用单位应做好记录，按合同内容追究供货方的责任。

（五）一些需要长期购买的批量物资，应对供应物资实行跟踪监控，并对供货单位定期评议，实行淘汰制，不搞一次招标定终身。

（六）每次采购工作完成付款后，需填制招标办印制的施工、采购审批一览表并存档。

第十二条本暂行办法由招标办负责解释。