院各系、部、处、室，各有关单位：
为了加强学院采购管理，规范采购行为，提高资金的使用效益，维护学院利益，促进廉政建设。依据国家有关法律法规，结合学院实际，特制定《中国矿业大学徐海学院采购管理办法（修订》。经学院院务会研究通过，现予以印发，请遵照执行。
特此通知。
中国矿业大学徐海学院
2019年12月30日
中国矿业大学徐海学院采购管理办法（修订）
第一章 总则
第一条 为了加强学院采购管理，规范采购行为，提高资金的使用效益，维护学院利益，促进廉政建设。依据国家有关法律法规,结合学院实际，特制定本办法。
第二条学院所属单位使用年度预算资金采购的工程、货物、服务等适用本办法。本办法所称采购，是指以货币方式有偿取得工程、货物和服务的行为，包括购买、租赁、委托等。本办法所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。本办法所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品、软件、无形资产等。本办法所称服务，是指除货物和工程以外的其他采购对象，包括各类管理咨询、物业、委托、租赁服务项目等。
第三条 物资采购应遵循的原则：公开、公平、公正和诚信原则。
第四条 学院采购工作应加强计划性，采购管理部门应定期汇总各单位的采购计划，形成批量优势，降低采购成本，维护学院利益。
第五条 在采购活动中，采购及相关人员与供应商（指提供货物、工程、服务的法人、其他组织、或者自然人）有利害关系的，必须回避。供应商认为采购及相关人员与其他供应商有利害关系的，可以申请其回避。采购及相关人员对采购活动中不宜公开的资料、信息、商业秘密负有保密责任。
第二章 组织机构
第六条学院的采购工作在学院院务会领导下，由采购项目申请部门、采购项目审核部门、后勤管理处采购与招标办公室、党委监督部门等部门协助配合共同完成。
第七条学院院务会负责研究决定采购与招标工作中的重要事项，其主要职责是：
（一）讨论审查学院采购与招标工作的规章制度；
（二）协调解决学院采购与招标工作中出现的重要问题，讨论决定重大事项；
（三）审定因特殊情况无法实施招标的重大项目的采购方式；
（四）其他需由院务会决策的事宜。
第八条后勤管理处采购与招标办公室负责学院工程、货物、服务等采购管理，组织招投标及采购合同管理等工作，其主要职责是：
（一）起草学院有关采购的规章制度；
（二）汇总学院采购计划，统筹安排采购计划的执行；
（三）接收采购项目的申请，审核采购方案，确定采购方式；
（四）起草采购文件；
（五）组织采购活动；
（六）负责起草、签订和管理学院采购合同；
（七）协助使用单位办理相关采购项目的验收手续，负责各采购项目的报账工作；
（八）受理采购工作中的质疑。
第九条采购项目审核单位是指采购经费的归口管理部门，包括党政办公室、教务处、财务处、后勤管理处等单位，负责采购经费项目的审核及管理。
第十条采购项目申请部门是指提出采购申请的项目建设部门，其主要职责是：
（一）做好采购项目的前期调研准备工作；
（二）组织或参加相关技术认证，确定采购项目的技术指标，商务条款等；
（三）根据采购项目的市场情况推荐供应商；
（四）根据需要委派一名及以上在职教职工全程参与采购过程。
第十一条党委监督部门负责对学校采购活动的全过程进行监督，主要职责是：
（一）监督有关职能部门及采购人员在采购工作中对采购政策的执行情况；
（二）监督检查采购活动的执纪情况；
（三）受理采购工作中的投诉。
第三章采购方式及标准
第十二条学院采购方式分为公开采购、询价和零星采购等方式。公开采购分为委托代理公开采购和学院公开采购。各采购方式具体范围及标准如下：
（一）公开采购
1.新建、扩建、改建等工程施工单项估算价在10万元及以上的；
2.装修、拆除、修缮等工程施工单项估算价在5万元及以上的；
3.货物、服务类单项或批量采购预算金额在5万元及以上的；
4.与新建、扩建、改建等工程有关的货物（是指构成与工程不可分割的组成部分，且为实现工程基本功能所需的设备、材料）单项或批量采购预算金额在10万元及以上的；
5.与新建、扩建、改建等工程有关的勘察、设计、监理、委托、代理等服务类项目单项估算价在10万元及以上的；
6.学院院务会审议认定需要采取公开采购方式的项目。
（二）询价
1.新建、扩建、改建等工程施工单项估算价在10万元以下，且在1万元及以上的；
2.装修、拆除、修缮等工程施工单项估算价在5万元以下、且在1万元及以上的，
3.货物、服务类单项或批量采购预算金额在5万元以下、且在1万元及以上的。
4.与新建、扩建、改建等工程有关的货物（是指构成与工程不可分割的组成部分，且为实现工程基本功能所需的设备、材料）单项或批量采购预算金额在10万元以下、且在1万元及以上的；
5.与新建、扩建、改建等工程有关的勘察、设计、监理、委托、代理等服务类项目单项估算价在10万元以下、且在1万元及以上的；
（三）零星采购
1.工程及工程有关的项目单项估算金额在1万元以下的；
2.货物、服务类单项或批量采购预算金额在1万元以下的。
第十三条委托代理公开采购是指学院委托有资质的社会采购业务代理机构或中国矿业大学招投标办公室进行招标采购业务，具体包括发布招标公告、招标文件、开标评标等与招标相关的工作内容。
第十四条学院公开采购可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购等采购方式：
（一）公开招标是指学院或由学院委托代理单位以招标公告方式邀请不特定供应商投标的采购方式。
（二）邀请招标是指学校以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织参加投标的采购方式。
（三）竞争性谈判是指学院从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。
（四）竞争性磋商是指学院通过组建竞争性磋商小组(以下简称磋商小组)与符合条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行磋商，供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价，采购人根据磋商小组评审结果来确定成交供应商的采购方式。
（五）单一来源采购是指学院与特定供应商进行直接谈判的采购方式。
第十五条询价是指学院通过对项目进行市场调研，选择至少三家符合相应资格与技术条件的供应商，并对其提供的报价、质量、服务等方面进行比较，综合评议后确定供应商的采购方式。
第十六条零星采购是指对于项目技术要求简单、金额较小，由后勤管理处采购与招标办公室和采购申请单位共同组织采购或由采购申请单位自行组织采购，确定供应商的采购方式。
第四章 采购方式选择
第十七条学院新建、扩建、改建工程；货物、服务类单项或批量采购100万元及以上的项目，原则上采取委托代理公开采购方式。虽达到上述标准，但准备由学院自行组织采购的项目，由院务会审议确定采购方式。
第十八条学院公开采购采用何种采购方式由后勤管理处采购与招标办公室根据下列原则确定：
（一）公开招标：凡是达到本办法第十二规定公开采购范围及标准的，工程、货物、服务必须采用招标方式采购。
（二）符合下列情形之一的工程、货物、服务，可以采用邀请招标方式采购：
1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；
2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的；
3.采购项目时间紧迫，金额不大（单项或批量采购估算在15万元及以下的）；
4.院务会审议决定的可以采用邀请招标方式采购的项目。
（三）符合下列情形之一的货物、服务，应当采用竞争性谈判方式采购：
1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；
2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；
4.不能事先计算出价格总额的。
（四）符合下列情形之一的工程、货物、服务，可以采用竞争性磋商方式开展采购:
1.对服务具体内容及标准、人员及物品配置不确定的服务项目可以采用；
2.对技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体技术方案的；
3.因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；
4.市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；
5.按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。
（五）符合下列条件之一的货物、服务，经专家论证、并经院务会同意，可以采取单一来源方式进行采购：
1.必须从唯一供应商处采购的；
2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；
3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，原则上添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。
第十九条学院询价采购由后勤管理处采购与招标办公室按照本办法第十二条规定的询价采购范围及标准组织实施：
第二十条学院零星采购按照本办法第十二条规定的零星采购范围及标准，使用学院经费的，由后勤管理处采购与招标办公室和采购申请单位共同组织采购；使用部门包干经费或部门各项专项经费，由采购申请单位自行组织采购。
第二十一条批量小、批次多，总采购量大的货物、服务和工程，应采用招标方式确定一家或数家供应商，实行定点采购。
第二十二条以招标方式采购的50万元及以下的货物、服务项目，报名时供应商达到三家，开标时不足三家或经评审合格投标人不足三家不能正常开标的，由评标小组现场决定是否变更采购方式，确定后报主管院领导批准，经党委监督部门同意并征得供应商认可后执行。
第二十三条非标产品或设备，如有完善的设计方案（包括图纸、设备及材料清单等），原则上采用招标方式采购（涉及知识产权的除外）；如仅有框架设计，原则上采用竞争性谈判方式采购。
第二十四条学院采购项目应严格按照本章的相关规定选择采购方式，完成采购任务。如需更改采购方式，应由采购申请部门提出申请，由主管院领导审批后，报院务会审批。
第五章 论证和审批
第二十五条采用公开采购方式的货物、服务类采购项目，需由采购项目申请单位和学院相关职能部门组织技术论证。论证包括技术论证和单一来源采购方式论证。
第二十六条技术论证的主要内容包括采购项目的主要技术指标及功能、清单、配置等，且技术指标等不得对潜在供应商含有预定倾向或歧视。由教务处牵头成立实验室仪器设备采购论证小组，成员由学院领导、申请部门负责人、技术专家及学院其他相关职能部门组成。论证小组对拟采购的实验室仪器设备进行前期论证并形成可行性报告提交院务会，院务会审议通过后方可实施。其他采购项目技术论证参照本条规定执行。
第二十七条属于学院采购范围，符合单一来源采购条件，拟采用单一来源的采购项目，论证及审批办法另行制定。
第二十八条采购项目论证中，采购项目申请部门对技术指标的准确性、非排他性负责；采购项目审核部门对项目建设方案的科学合理性负责；论证专家对项目论证的结论负责。
第二十九条属于本办法的委托代理公开采购、学院公开采购，年度预算内的采购项目，首先由项目申请单位提出采购计划，按学院内部管理职权，经相关职能部门汇总后报院务会审核通过。年度预算外的采购项目由经费管理部门主管院领导及主管财务院领导审批同意后报院务会审核通过；询价、零星采购项目由单位部门负责人审核后，报经费管理部门主管院领导审批。
第六章 采购工作程序
第三十条采购工作的具体工作程序：
（一）公开和邀请招标采购工作严格按照《中国矿业大学徐海学院招标管理办法（暂行）》进行。
（二）竞争性谈判：
1.制订谈判文件。谈判文件中应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案等主要条款以及评定成交的标准等事项。
2.发布公告。
3.确定参加谈判的供应商名单。从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。
4.成立谈判小组。由5人及以上的单数组成，具体由使用单位、职能部门和专业技术人
员等相关人员组成。
5.谈判。在谈判中任何一方不得透露与谈判有关其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。
6.确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。谈判小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。
7.发布成交公告。
8.签订合同。
（三）竞争性磋商：
1.编制竞争性磋商文件，磋商文件应当包括供应商资格条件、采购方式、采购预算、采购需求、评审程序、评审方法、评审标准、价格构成或者报价要求、响应文件编制要求、保证金交纳数额和形式以及不予退还保证金的情形、磋商过程中可能实质性变动的内容、响应文件提交的截止时间、开启时间及地点以及合同草案条款等。
2.发布公告。
3.确定参加磋商的供应商名单。从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加磋商，并向其提供磋商文件。
4.成立磋商小组，由3人及以上的单数组成，具体由使用单位、职能部门和专业技术人员等相关人员组成。
5.磋商：在磋商过程中，磋商小组可以根据磋商文件和磋商情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动磋商文件中的其他内容。实质性变动的内容，须经采购人代表确认。
6.最后报价：磋商结束后，磋商小组应当要求所有实质性响应的供应商在规定时间内提交最后报价，提交最后报价的供应商不得少于2家。（财库(2015 124号文)竞争性磋商只有2家机构仍可继续进行）。
7.评审：经磋商确定最终采购需求和提交最后报价的供应商后，由磋商小组采用综合评分法对提交最后报价的供应商的响应文件和最后报价进行综合评分。
8.确定成交供应商：磋商小组应当根据综合评分情况，按照评审得分最高的为成交供应商。评审得分相同的，按照最后报价由低到高的顺序确定，评审得分且最后报价相同的，按照技术指标优劣顺序确定。
9.发布成交公告。
10.签订合同。
（四）单一来源采购
1.采购形式论证：对拟采用单一来源采购项目，由使用单位组织专家组进行采购方式论证。专家组应当由三人及以上单数组成，且熟悉拟采购项目的性能指标并具有副高及以上职称。
2.制订谈判文件。谈判文件中应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的主要条款以及评定成交的标准等事项。
3.项目公示：单一来源征求意见公示内容包含采购项目申请单位名称、采购项目、拟定的供应商名称、公告时间、监督电话、单一来源采购方式需求表。
4.成立谈判小组。谈判小组由5人（含5人）以上的单数组成，由使用单位相关人员、相关职能部门人员和专业技术人员组成。
5.谈判。向特定供应商提供谈判文件进行谈判，确定成交价等内容。
6.发布成交公告。
7.签订合同。
（五）询价：
1.成立询价小组：由采购人员、使用单位人员和专业技术人员组成询价小组，共同进行市场调研，选择三家及以上供应商进行报价，并填制《徐海学院零星采购询价表》。
2.确定成交供应商。由主管院领导招集相关职能部门负责人，询价小组成员，根据符合采购需求、质量和服务等方面进行比较，综合评议确定成交供应商。
3.签订合同。
（六）零星采购
1.根据经费性质不同，使用学院经费的，由后勤管理处采购与招标办公室和采购申请单位共同组织采购；使用部门包干经费或部门各项专项经费，由采购申请单位自行组织采购。
2.根据采购申请的要求，由2人以上对市场进行调研，根据市场调研情况确定供应商。
第七章 监督与纪律
第三十一条学院采购工作接受学院党委监督部门、后勤管理处等部门的监督和检查。监督检查的主要内容包括：
（一）相关采购的法律、法规以及学院规章制度的执行情况。
（二）采购的范围、方式和程序的执行情况。
（三）采购及相关人员的职业行为。
第三十二条参与学院采购活动的工作人员应遵守的纪律：
（一）大宗物品的采购必须集中进行招标的，不得化整为零。
（二）物品采购过程中，采购人员必须坚持公平、公正、秉公办事的原则。不得收受供方赠送的礼品、礼金和回扣、宴请，如实在无法谢绝，应按规定及时登记上报学院党政办。
（三）采购物品的验收，要以样品或产品说明书、合同规定的配置和性能指标为准，严格把好质量关。如发现实物与样品不符或出现破损、数量不足和质量问题，使用单位应做好记录，按合同内容追究供货方的责任。
（四）一些需要长期购买的批量物资，应对供应物资实行跟踪监控，并对供货单位定期评议，实行淘汰制，不搞一次招标定终身。
（五）购置物品未执行本暂行办法的，学院财务处应不予报销或借支预付款。
（六）应跟踪已采购物品的质量，认真听取使用单位意见。对于有质量问题的物品，应要求供应商更换或退款，给学院造成经济损失的要负责索赔；对信誉不好的供应商应更换。
（七）参与学校采购活动的工作人员必须遵守国家的法律、法规以及学院的有关规章制度，对于违规违纪者，学院将根据有关规定追究其责任；构成犯罪的，移送司法部门依法追究刑事责任。
第八章 附则
第三十三条本办法由自发布之日起施行，原《中国矿业大学徐海学院物资采购管理办法（试行）》（中矿大徐海字[2007]2号）即行废止。
第三十四条本办法由中国矿业大学徐海学院后勤管理处负责解释。
中国矿业大学徐海学院党政办公室 2019年12月30日印发